A.正式郵件的開頭要稱呼收件人。
B.恰當?shù)胤Q呼收件者，拿捏準確；若對方有職務，應按職務尊稱對方，若不清楚職務，則應按通常的“**先生”、“**小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。
C.郵件開頭結尾最好要有問候語，一般為“好”、“您好”、“上午好”、“下午好”等。
D.郵件正文要簡明扼要，行文通順，若具體內(nèi)容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨將內(nèi)容寫成文件作為附件進行詳細描述。
E.根據(jù)收件人與自己的熟悉程度、等級關系以及郵件是對內(nèi)還是對外性質的不同，選擇恰當?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適和反感。
F.體現(xiàn)尊重的原則，在有事請求處理或幫助時，要使用“請”、“煩請”、“麻煩”、“謝謝”等詞匯。