可分為文件的制作階段和制發(fā)階段，具體包括擬稿、核稿、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、登記、封發(fā)、傳遞、詢(xún)辦、歸卷等環(huán)節(jié)。

用于詢(xún)問(wèn)情況、聯(lián)系工作、商洽事宜或請(qǐng)求得到有關(guān)主管部門(mén)的批準(zhǔn)。

（1）簿冊(cè)式登記；
（2）卡片式登記或聯(lián)單式登記；
（3）電腦登錄。